Частное унитарное предприятие по оказанию услуг «Удостоверяющий центр «БУТБ» ОАО «Белорусская универсальная товарная биржа» Частное унитарное предприятие по оказанию услуг «Удостоверяющий центр «БУТБ» Частное унитарное предприятие по оказанию услуг «Удостоверяющий центр «БУТБ»

Русский   English

ГЛАВНАЯ | ДЛЯ ЧЕГО НУЖНА ЭЦП | 

ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ЭЦП ДЛЯ ВНУТРЕННЕГО ДОКУМЕНТООБОРОТА ПРЕДПРИЯТИЯ

Электронная цифровая подпись находит широкое применение в различных системах и видах документооборота, в организациях и на предприятиях, между юридическими лицами и ведомствами.

ЭЦП в служебных записках

Обмен служебными записками – одна из наиболее очевидных сфер использования электронной подписи. Именно этот вид внутреннего документооборота распространен на любом предприятии и связан с проблемами, возникающими при его организации. При традиционном документообороте автор служебной записки вынужден лично контактировать с множеством заинтересованных лиц, собирать нужные подписи, иногда вплоть до конкретного исполнителя.

Поэтому служебные записки все чаще переводятся в электронный формат. В системе электронного документооборота инициатор может сформировать документ, подписать его с помощью ЭЦП и отправить руководителю. Тот, в свою очередь, отправляет документ дальше, либо создает и подписывает новый документ, связанный со служебной запиской. Это удобно, к тому же, инициатор в любое время может отследить состояние своего документа.

Может показаться, будто электронная цифровая подпись в этой системе — лишний элемент, и все можно отрегулировать правами доступа. Однако в системе электронного документооборота (СЭД) всегда присутствует администратор, имеющий полные права доступа ко всем документам. Существует вероятность, что документ может быть изменен без ведома заинтересованных лиц, а отследить такие изменения практически невозможно. Применение ЭЦП позволит избежать подобных рисков.

Согласование договора цифровой подписью

В традиционном документообороте согласование договора выполняется подписанием листа согласования и приложением его к документу. В случае если необходимо пройти множество инстанций, процесс подписания документа длителен и услажнен. Стоит учесть, что при этом увеличивается и число возможных ошибок.

В СЭД, при использовании ЭЦП, согласование договора происходит в строго определенной последовательности, с контролем сроков. Электронная цифровая подпись в этом процессе позволяет визировать, утверждать договорные документы, гарантирует неизменность подписанного документа и авторство подписи.

Применение ЭЦП в территориально удаленных подразделениях

Существует множество организаций, которые имеют удаленные подразделения и филиалы. Традиционно документооборот внутри таких организаций строится следующим образом:

  1. Документ формируется в электронном виде;
  2. Печатается;
  3. Подписывается руководителем;
  4. Сканируется;
  5. Отправляется по электронной почте;
  6. Вновь печатается в удаленном подразделении.

В системе электронного документооборота, при наличии средств цифровой подписи, процесс значительно упрощается:

  1. Документ формируется в электронном виде
  2. Подписывается ЭЦП
  3. Отправляется исполнителям (они получают подписанный цифровой подписью документ)

Межкорпоративный документооборот

На сегодняшнее время происходит внедрение обмена юридически значимыми электронными документами, такими как: счета-фактуры, договоры, первичные учётные документы.

В ходе развития межкорпоративного документооборота постоянно разрабатываются новые стандарты и регламенты. Общая тенденция свидетельствует о готовящемся масштабном переходе к электронному документообороту на уровне всех организаций и ведомств. Поэтому есть смысл внедрять средства СЭД и электронной подписи уже сейчас, чтобы начать уверенно использовать их в работе с партнерами.

Преимущества использования электронной цифровой подписи

Внедряя СЭД и используя ЭЦП, предприятие получает следующие преимущества:

  1. Cокращение традиционного бумажного документооборота;
  2. Ускорение процесса обмена документацией;
  3. Возможность быстро находить внутренние, входящие и исходящие документы, просматривать их содержимое, определять юридический статус по ЭЦП;
  4. Эффективная организация межкорпоративного обмена юридически значимыми электронными документами.

Унитарное предприятие по оказанию услуг «Удостоверяющий центр «БУТБ». © 2016 Все права защищены.
Республика Беларусь, 220099, г. Минск, ул. Казинца, 2-402. Тел./Факс: (+375 17) 369-51-67 (Колл-центр).
E-mail: uc@ecp.by